產(chǎn)品介紹

檔案管理軟件

        長期以來，慧點科技一直致力于推動GRC的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用，在全社會、各行業(yè)高度關(guān)注合同管理的大形勢下，慧點科技通過與政府監(jiān)管層、行業(yè)龍頭企業(yè)及立咨詢機構(gòu)的充分溝通與探討，提出了一整套合同管理的思想。通過合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)集團公司及其成員企業(yè)從合同的錄入登記、審批、履約管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的自動化作業(yè)模式，實現(xiàn)了企業(yè)合同 “統(tǒng)一授權(quán)，歸口把關(guān)，分工負責”的規(guī)范化管理目標，逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理模式，大限度地降低成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，規(guī)避法律風險。同時通過合同管理系統(tǒng)建設(shè)，提供靈活、適用、安全的系統(tǒng)管理功能，實現(xiàn)對系統(tǒng)功能模塊、數(shù)據(jù)信息和用戶界面的個性化配置管理，為不同崗位、不同單位或部門的用戶提供不同系統(tǒng)功能的使用權(quán)限和數(shù)據(jù)對象的操作權(quán)限。

        合同需要加強全生命周期管理
        合同管理業(yè)務(wù)包括了訂立前、簽署中、執(zhí)行中與執(zhí)行后的完整業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，缺乏貫穿全過程、覆蓋所有相關(guān)部門的整體管理視角。
        合同管理必須加強制度規(guī)范的落實
        為避免法律風險與業(yè)務(wù)風險，合同管理過程需要遵循既定的業(yè)務(wù)規(guī)范，包括流程規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范以及法律合規(guī)性要求等等。
        合同的履行過程需要加強風險監(jiān)控
        打通合同管理簽署與執(zhí)行過程，建立執(zhí)行過程監(jiān)控及執(zhí)行風險跟蹤應(yīng)對體系，通過主動性工作規(guī)避合同執(zhí)行中的風險。

        系統(tǒng)架構(gòu)：

        功能特性：

        根據(jù)對合同管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析合同管理由以下模塊組成，相對方管理、合同文本管理、合同審批管理、合同履行審批、風險事件管理、合同查詢、合同統(tǒng)計、系統(tǒng)提醒、系統(tǒng)管理。
        1、相對方管理
        有“相對方錄入權(quán)限”的用戶添加相對方信息并提交，該信息需要合同管理員審查直接進入相對方信息庫。具體要求如下：
        1）相對方信息中能夠關(guān)聯(lián)到已經(jīng)發(fā)生的合同。
        2）相對方的查看：所有相對方信息對有權(quán)限的員工公開。通過查看相對方信息，能夠清晰看到該相對方所有相關(guān)合同的執(zhí)行情況，以及對該相對方的評價。
        2、合同文本管理
        合同文本管理完成對合同文本審批、發(fā)布管理。
        合同文本管理由總部法律事務(wù)部在總部端合同管理系統(tǒng)中統(tǒng)一發(fā)布，發(fā)布在合同文本數(shù)據(jù)庫中；發(fā)布后企業(yè)用戶可根據(jù)合同文本名稱查詢合同文本，在起草合同時從合同文本目錄列表中選擇相應(yīng)合同文本進行起草。
        權(quán)限要求：只有總部法律事務(wù)部具有發(fā)布合同文本崗位用戶有權(quán)限維護合同文本內(nèi)容，企業(yè)用戶只能瀏覽、查詢，在選擇合同文本起草時只能編輯合同文本中可填空處，其他固化內(nèi)容不能修改。
        合同文本要求滿足以下功能和安全性：
        1) 根據(jù)文本生成的文檔，只有有編輯權(quán)限用戶才能修改，其他沒有此權(quán)限用戶只能閱讀
        2) 有編輯權(quán)限用戶只能編輯可編輯部分，對于不可編輯部分也不能編輯
        3) 生成的文檔中的部分內(nèi)容是存放在Domino數(shù)據(jù)庫，能夠從系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)
        4) 只有有打印權(quán)限用戶才能打印文檔，其他沒有打印權(quán)限用戶不能進行打印
        3、合同審批管理
        完成合同創(chuàng)建審批和合同修改審批流程管理，合同管理完成企業(yè)所有類別合同網(wǎng)上審批管理，包括從合同起草、各部門會簽審批結(jié)束。
        1) 流程設(shè)定：
        a) 系統(tǒng)審核的流程可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，進行設(shè)定。
        b) 手工對設(shè)定審核流程進行調(diào)整。
        2) 合同審核
        要求系統(tǒng)設(shè)置以郵件或短信的方式自動提醒功能，在完成合同文本起草，提交到相關(guān)審核部門審核后3個工作日內(nèi)還未有進行審核的合同，系統(tǒng)應(yīng)自動提醒合同審核人及時審核合同。
        任何一個審核部門的審查情況及意見參與該合同審查的其它審查部門都可以看到。
        3) 審核的駁回
        各審查部門可以將經(jīng)審查不通過的合同駁回合同經(jīng)辦部門。
        對合同文本內(nèi)容，可統(tǒng)一由經(jīng)辦部門負責修改，其它部門可以提出修改意見交由經(jīng)辦部門修改。
        4) 合同的撤回
        合同審核過程中，上一環(huán)節(jié)審核人，在下一環(huán)節(jié)審核人還沒有處理之間，可以撤回合同。
        5) 流程跟蹤
        所有環(huán)節(jié)的審核人，可以跟蹤流程的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，了解流程路徑和處理情況。
        6) 合同修改保留痕跡
        對于合同文本的修改，系統(tǒng)自動保留痕跡，并記錄修改人和修改時間。
        4、合同履行管理
        由合同經(jīng)辦人填寫合同履行情況報告單，將合同相對方及我方履行合同情況的重要信息逐一填寫，形成合同履行情況報告單。管理者可以及時方便的查看合同的履行情況。
        5、風險事件管理
        履行過程中的風險不確定，可以在實際履行情況中填寫或選擇“風險事件”，標識為合同有風險。系統(tǒng)自動將根據(jù)合同類型將新增的“風險事件”記錄到風險事件庫中。以下是關(guān)于風險處理部分：
        根據(jù)不同的合同分類，建立風險事件庫，標識風險點。
        根據(jù)合同是否超期，系統(tǒng)自動給出相關(guān)提醒。
        經(jīng)辦部門根據(jù)提示存在針對超期合同，填寫“合同風險處理”情況。
        6、合同查詢
        完成對合同查詢，可按單條件和組合條件分別進行查詢。
        1) 查詢?nèi)烁鶕?jù)自己的權(quán)限輸入要查詢內(nèi)容的關(guān)鍵字，可查詢相關(guān)內(nèi)容。如承辦人輸入自己的姓名，即可查詢自己承辦的合同的相關(guān)情況。每一筆合同的基本情況應(yīng)該有：合同編號、對方單位名稱、我方單位名稱、標的名稱、金額、履行期限、履行情況（正在履行、履行完畢）、承辦人姓名等。文本內(nèi)容可點擊合同編號進行查詢。
        2) 合同審批人可查詢自己審批過的合同的基本情況，具體內(nèi)容見上。
        3) 合同業(yè)務(wù)部門負責人可查詢自己部門承辦的合同；
        4) 專職合同管理員可查詢自己公司內(nèi)部的所有合同情況；
        5) 企業(yè)專職合同管理員可查詢企業(yè)系統(tǒng)所有合同；
        6) 企業(yè)業(yè)務(wù)部門可查詢自己業(yè)務(wù)主管范圍內(nèi)所有合同。
        7) 在查詢時要根據(jù)當前用戶查詢權(quán)限執(zhí)行查詢
        8) 系統(tǒng)可按合同名稱、合同類別、合同編號、合同承辦部門、承辦人、合同金額范圍、合同簽訂日期、合同創(chuàng)建日期組合條件查詢
        7、合同統(tǒng)計
        可以完成對合同的多維度的統(tǒng)計統(tǒng)計，或者生成合同臺帳和合同統(tǒng)計表。
        1) 用戶可統(tǒng)計自己經(jīng)辦、審批或權(quán)限范圍內(nèi)可查詢到的所有合同；
        2) 合同管理員可統(tǒng)計自己職權(quán)范圍內(nèi)所有的合同。
        8、系統(tǒng)管理
        完成對合同系統(tǒng)的流程管理以及相關(guān)系統(tǒng)配置管理，包括流程管理、系統(tǒng)配置：
        1) 流程管理完成對合同會簽審批流程的定義，根據(jù)合同類別、單位進行定義。
        2) 系統(tǒng)配置完成對合同系統(tǒng)人員、部門、角色、數(shù)據(jù)庫、關(guān)鍵字等信息的配置。

        客戶價值：

        提高審核效率
        實現(xiàn)合同管理審核流程的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，有效降低管理成本，提高合同審核效率。
        加強履行監(jiān)控
        引入里程碑管理理念，將合同的履行計劃與實際履行的信息進行對比分析，監(jiān)控合同的有效執(zhí)行。
        多維度查詢統(tǒng)計
        系統(tǒng)中預設(shè)了多種維度查詢統(tǒng)計功能，能夠提供及時、準確、的合同信息及執(zhí)行情況，為各級管理者的決策服務(wù)。
        強化風險管理
        通過固化合同的審核要素、設(shè)置履行超期預警、建立履行后的評估等方法，落實內(nèi)控管理要求，降低合同管理風險。